Consejos para el planificador más experto

¿Eres un mago experto? Como mago experto, sabes probablemente adaptar y equilibrar los objetivos ambiciosos a largo plazo con la necesidad diaria de que las cosas se hagan. Controlas todo como un jefe: eres un profesional de la asignación de prioridades, un sabio de la organización y un colaborador hábil. Aunque hasta el maestro más sabio sabe que lograr la perfección es imposible.

Nuestros consejos ayudan hasta al profesional más productivo y aportan recomendaciones sobre cómo mantener una buena organización.

Divide todas las tareas en cuatro cuadrantes y tendrás una visión amplia de tus máximas prioridades.

Si eres un profesional de la elaboración de listas con muchas cosas en el plato, el método del cuadrante puede ayudarte a ver las tareas desde una perspectiva más amplia. Divide las tareas en cuatro cuadrantes iguales: prueba a usar notas Post-it® Super Sticky Gran Formatodonde tendrás el espacio que necesitas y podrás pegarlas donde se vean mejor. Etiqueta los cuadrantes como quieras, pero haz solo cuatro. Para comprender lo que debe aparecer en los cuadrantes, recopila las lista de tareas pendientes de las últimas semanas, las citas anotadas en el calendario y todo lo que últimamente hayas anotado.

Cuando tengas todo esto delante, agrupa las tareas, pequeñas y grandes, en las cuatro categorías más obvias. Con esta técnica debería ser más fácil planificar y equilibrar todas las tareas y responsabilidades diarias y semanales y los productos Post-it® te permiten tener a la vista tus objetivos. Y, además de hacer las cosas, habrás diseñado tu propio sistema exclusivo.

En un gráfico de línea de tiempo puedes ver los requisitos previos y los plazos de un solo vistazo.

Las programaciones en el tiempo pueden ser estupendas para controlar proyectos con muchas tareas dependientes que solo pueden empezar cuando acaban otras. Los blocs de reuniones Post-it® vienen bien para este cometido. Dibuja una cuadrícula para hacer un calendario, escribe en ella los logros importantes en fechas determinadas y anota todas las tareas necesarias para llegar a cada uno de esos logros en notas separadas Post-it® Super Sticky de 100 mm x 100 mm. Coloca las notas de las tareas en el calendario, en los días correspondientes, por orden de prioridad. Como las notas se pueden quitar y reutilizar con facilidad, puedes mover las tareas si cambian las fechas o incluso quitarlas cuando se hayan hecho. De este modo, tienes una referencia visual sencilla para ver el estado del proyecto y puedes actualizarlo en tiempo real de un modo fácil. Afrontarás los proyectos con más eficacia que nunca y no te saltarás nunca un paso.

Crea dos listas en notas puestas en paralelo: una para citas y reuniones y otra para lo que quieras lograr en ellas.

Hasta para el mayor veterano en la realización de listas, puede resultar difícil priorizar las tareas importantes. Con notas Post-it® Super Sticky de 102 x 152 mm de dos colores, divide la lista en dos partes. En la nota de la izquierda, pon las tareas en orden cronológico (reuniones, teleconferencias y citas). En la nota de la derecha, escribe lo que esperar conseguir durante esas actividades, como elaborar un plan o hablar sobre un problema concreto. Una vez que termines la lista cronológica, incluye otras tareas que debas hacer ese día en orden de prioridad. De ese modo, cuando tengas algún respiro, podrás revisar la lista y ver las tareas que puedes realizar entre una cita y otra, o podrás ver si alguna debe cambiarse de prioridad. Si usas una agenda, pasa estas tareas a notas Post-it® de 38 mm x 51 mm y pégalas en el día correspondiente; ten en cuenta, que podrás mover las notas si la fecha de la tarea cambia.

Ser eficaz y productivo es una forma de arte en continua evolución: a veces se necesita ver las cosas con la mente fresca para controlarlas. Ahora cuentas con nuevas herramientas para tu kit de organización profesional, así que podrás afrontar todo lo que te depare el día.

Fuentes:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective