Una forma eficaz de hacer que los proyectos sigan avanzando es visualizar el proceso, sobre todo si estás planificando un proyecto en el que participan varias personas o departamentos.
Al crear un modelo de planificación, ofrecerás un método muy gráfico que permitirá al personal identificar en qué fase se encuentra un proyecto, cuáles son los requisitos actuales y qué vendrá después. En función del tamaño del proyecto, puede que necesites un lienzo grande (como, por ejemplo, un bloc de reuniones Post-it®) para mostrar todos los datos esenciales.
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Empieza identificando el producto final: quién debe hacer qué y cuándo debe hacerlo. Utiliza estos datos esenciales para trazar las tareas y actividades que conducen a la consecución de los resultados.
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Define el grado de detalle necesario para esbozar/gestionar el proyecto. Descarta todo lo que no sea imprescindible que figure. Mantén un grado de detalle homogéneo a lo largo de toda la planificación para que todo el mundo entienda el proyecto y para que resulte más fácil de modificar y mantener.
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Programa actualizaciones periódicas para evaluar el avance del proyecto y actualizar la planificación en consecuencia (este grado de transparencia minimizará las “sorpresas” y mantendrá a todo el mundo trabajando en sintonía).
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Prevé lo imprevisible. Todos hemos sufrido cambios o interrupciones repentinos en nuestros proyectos, de modo que debes reservar un margen lo suficientemente amplio al documento de planificación para poder adaptarlo/ajustarlo según sea necesario en lugar de volver a crearlo desde cero cada vez que se introduzca una nueva variable.
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Revisa la planificación una vez finalizado el proyecto para determinar lo que resultó de utilidad, lo que se podría haber desarrollado más y lo que faltó. ¡Así serás aún más eficaz la próxima vez!
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