Mejora de la colaboración del equipo actualizando un nuevo espacio, con estilo

“En Stitch Fix, la colaboración está a un gran nivel”, afirma Jessie Ely, director de operaciones internas de Stitch Fix. "Nuestros equipos siempre trabajan con interdependencia. También valoramos la innovación. La gente no para de ser creativa y de arrojar nuevas ideas, y estamos en continua comunicación, con lo que es esencial la colaboración en los espacios con este fin. Necesitamos que todos los espacios sean flexibles y necesitamos una mayor coordinación en la distribución de suministros".

Inmediatamente, Mike evaluó los espacios con sus ojos expertos y comenzó a trabajar con el equipo para hacer cambios.

"No quería acabar con el ambiente del espacio de recepción, porque aquí ya existía la colaboración, pero no estaba organizada", comenta Mike. “De modo que pusimos la gran mesa en el centro del espacio y la convertimos en el centro de recursos de grandes herramientas, como las Notas extra grandes Post-it® Super Sticky; de esa manera, cuando se produce la colaboración de una forma natural, los equipos de Stitch Fix disponen de magníficas herramientas que pueden coger y usar inmediatamente, sin tener que andar buscando nada. Además, dado que este espacio es donde tiene lugar mucha actividad tras la reuniones en las salas de conferencias, los equipos pueden seguir ahora sin interrumpir sus conversaciones, con las herramientas adecuadas".

Mike dotó al área de recepción con Notas extra grandes Post-it® Super Sticky para una rápida exposición de ideas en pequeños grupos, junto con Blocs de reuniones Post-it® , que facilitan conformar las agendas de reuniones, crear bocetos o preparar listas de tareas pendientes del equipo cuando no se pueda disponer de una pared.

El espacio más amplio y abierto representó un desafío distinto; podría decirse que era demasiado abierto para su finalidad.

“Lo dividimos en pequeñas áreas satélite”, explica Mike. “Aprovechamos una estantería que no se utilizaba mucho y la llenamos con una serie de productos Post-it®, convirtiéndola en multiusos. Esto atrae a la gente hacia la estantería, dejando los recursos en una ubicación central. A continuación, adaptamos dos áreas con grandes mesas de trabajo, cubriendo la mitad de cada mesa con Lámina de borrado en seco Post-it® Super Sticky”.

Esto significa que los equipos de Stitch Fix pueden emplear menos tiempo en buscar las herramientas adecuadas y dedicarlo a la actividad, concentrados en la tarea; en lugar de andar buscando las herramientas cuando las necesitan, los equipos simplemente pueden cogerlas del estante o comenzar inmediatamente a dibujar y escribir directamente en las mesas, con la Lámina de borrado en seco Post-it® Super Sticky. Al disponer en las mesas de esta superficie sobre la que se puede escribir, la gente puede expresar espontáneamente sus pensamientos, sin necesidad de esperar a encontrar papel u otra herramienta.

Mike deseaba conseguir que cada uno de los espacios proyectara sinergia y conexión, de forma que los empleados sintieran una especie de continuidad y se sintieran animados a colaborar y mantenerse activos, independientemente de donde pudieran encontrarse. Disponiendo de la Lámina de borrado en seco Post-it® Super Sticky en las paredes y mesas de toda la oficina, junto con el fácil acceso a las Notas extra grandes Post-it® Super Sticky y los Blocs de reuniones Post-it®, se mantiene un sentido de familiaridad entre los espacios, permitiendo una colaboración libre y fluida entre los equipos.

Tras todo esto, ¿qué resultado han dado los consejos y trucos de Mike para el equipo administrativo de Stitch Fix?

“Ha resultado realmente divertido ver todo implementado y cómo estos espacios son ahora diferentes”, dice Jessie. "Al otro lado del área de recepción, resulta divertido ver participar a la gente, porque ahora es un espacio de colaboración mayor y muy flexible. Es una gran área en la que colaborar. ¡Estamos encantados con ella!”

La adición de la Lámina de borrado en seco Post-it® Super Sticky a las paredes y las mesas hace también que el equipo de Stitch Fix se sienta más productivo que nunca.

“La lámina de borrado en seco es fantástica”, comenta Jessie. “¡Tenemos que ponerla en todas las paredes! Sorprende lo que se puede hacer con ella. Es tan reconfortante ver cómo unos sutiles toques pueden tener una gran incidencia y el utilizar productos completamente nuevos para nosotros".

El espacio abierto más amplio también se ha beneficiado de los cambios de Mike y la adición de la Lámina de borrado en seco Post-it® Super Sticky y los Blocs de reuniones Post-it®.

“La redistribución de los pequeños espacios satélite y el hecho de colocar la estantería con Notas extra grandes Post-it® Super Sticky han sido cambios sencillos pero con grandes resultados”, explica Jessie. “La gente lo está utilizando. Es fantástico ver cómo se utilizan los productos; los Blocs de reuniones Post-it® tienen una gran demanda: es el producto perfecto para colaborar en muchos de estos espacios”.

Con unos cuantos recursos organizativos y las herramientas adecuadas, cualquier espacio puede transformarse para que sea más colaborativo y energético.

“Siento que el tener en su sitio las herramientas adecuadas ha mejorado la apariencia de los espacios”, opina Jessie. “Ha conseguido que los espacios sean más coloristas y adecuados a su función, al igual que las zonas de trabajo. Ha cambiado y reactivado el ambiente que percibo. ¡Ha sido realmente divertido! Hemos cambiado profundamente con un gran juego de herramientas que solucionan problemas. Nos sentíamos como inoperantes en ese área, por lo que nos ha impulsado positivamente como equipo el haber aprendido estas cosas y el utilizar estas herramientas”.