El arquitecto sagaz es capaz de ver la escultura antes de esculpir la piedra, piensas a lo grande y motivas a los que te rodean con tu gran ambición. Eres capaz de elaborar listas como todo un profesional, pero a veces solo ves el bosque y no los árboles. Con estos consejos, queremos ayudar a que los líderes como tú puedan enfrentarse a la acumulación de tareas diarias, a tratar de no posponerlas a largo plazo y a planificar mejor las actuaciones a corto plazo. ¡Empecemos!

Saber delegar y colaborar con las tareas es fundamental para lograr objetivos ambiciosos. Crea una lista de tareas que pueden hacer otros por ti.

Actuar como la mente pensante del grupo puede resultar realmente duro porque se tiende a ordenar todos y cada uno de los pequeños pasos que son necesarios para lograr un objetivo ambicioso. Mejorar en las habilidades de colaboración y delegación resulta clave para el éxito y, para ello, nada más práctico que una lista de delegación de tareas. Basta con decidir qué tareas puedes asignar a otra persona y anotarlas en una lista. De primeras, puede parecer que enseñar a alguien la forma de realizar una tarea va a llevar mucho tiempo, pero, a la larga, te compensará por el tiempo que te ahorrarás al no tener que esa tarea y que podrás dedicar a otras tareas que nadie puede hacer por ti. Escribe tu lista de tareas delegadas en una Nota Post-it® Super Sticky con líneas de 102 mm x 152 mm, para tenerla siempre donde la necesites y que, cuando surja la oportunidad de delegar alguna tarea, puedas hacerlo de inmediato.

Identifica las tareas más importantes con la regla del 1-3-5.

Si alguna vez tienes problemas para centrarte en las tareas, grandes y pequeñas, del día, la regla del 1-3-5 puede ayudarte a conseguir el hábito de lograr hacer más cosas. Un día cualquiera, planifica la realización de una tarea grande, tres tareas medianas y cinco pequeñas. Escribe la lista en una nota Post-it® Super Sticky con líneas de 102 mm x 152 mm. Como puedes pegar la lista donde la vayas a tener más a la vista, podrás centrarte mejor en las nueve tareas anotadas y no sentirás el agobio con las listas antiguas que no sabías lo que podrían esconder. Cuando solo se elige entre lo que es importante, siempre se hacen las cosas importantes.

Si eres de los que dejan todo para después, la sencilla regla de los 2 minutos te será muy útil para dar un empujoncito a tu productividad.

Nadie es totalmente inmune a dejar las cosas para después, pero puedes apoyarte en la regla de los 2 minutos para arrancar con rapidez la productividad. Con ella, es tan fácil comenzar a actuar que no puedes decir que no. Es simple.

Ante cualquier tarea, hazte esta pregunta:

¿Voy a tardar en hacerla menos de 2 minutos? Si la respuesta es Sí, haz la tarea de inmediato.

Para empezar, revisa tu lista de tareas por hacer y marca las tareas de 2 minutos con un marcador Post-it® para una referencia rápida y comienza a liquidarlas. ¿Se pueden cumplir todos tus objetivos en menos de dos minutos? Claro que no. Pero una vez que realizas las tareas de 2 minutos, puedes centrarte, sin distracciones, en aquellas que necesitan más tiempo.

Desglosa las tareas en pasos sencillos.

En todas las listas de tareas pendientes hay elementos perpetuos: cosas que pretendemos hacer, pero que nunca hacemos. Si en tu lista hay algo como "hacer yoga" que nunca haces, lo pasarás peor intentando llevar a cabo esa tarea que si la desglosas en pasos sencillos. Para ello, toma las notas Post-it® Super Sticky con líneas de 102 mm x 152 mm, y haz una lista de acciones supersencillas: buscar en Google clases de yoga cerca, matricularse por Internet, comprar una esterilla de yoga y acudir a la clase el lunes a las 6 de la tarde. Puede parecer algo tonto, pero el paso más sencillo que te permita avanzar debería ser lo primero de la lista.

Elabora tu lista de tareas pendientes la noche anterior y empieza con ilusión la mañana siguiente.

A veces, organizarse bien haciendo una lista a primera hora de la mañana puede ser desalentador. Da una oportunidad a este consejo: al final del día, escribe las seis tareas más importantes que debes hacer al día siguiente en una nota Post-it® Super Sticky con renglones de 102 mm x 152 mm, numeradas por prioridad, y pega la nota en algún lugar que seguro que verás a la mañana siguiente. Al día siguiente, la lista estará preparada para que abordes bien el día, haciendo las tareas de una en una. Al final del día, pasa lo que se haya quedado sin hacer a la parte superior de la lista del día siguiente. Prueba a hacerlo unos días y observa cómo aumenta tu productividad.

Consigue el hábito de afrontar la primera tarea a primera hora de la mañana.

Siguiendo el espíritu de este consejo, no nos andemos con rodeos: aborda la primera tarea de la lista en cuanto empieces la mañana y aún estés fresco. Para arrancar el día, necesitas que las tareas más grandes e importantes se realicen para poder continuar. Es importante ser proactivo y no reactivo, lo que significa que comenzar con la primera acción más importante antes de consultar el correo electrónico, leer los titulares de la prensa o responder a las llamadas telefónicas. Haz tu lista de tareas pendientes en una nota Post-it® Super Sticky con líneas de 102 mm x 152 mm y marca la primera tarea que vas a hacer con un marcador Post-it® Index Al sentirse responsable con una lista visible y un primer paso bien claro, conseguirás hacer siempre la tarea con la máxima prioridad y nunca retrocederás.

Aquí tienes seis consejos estupendos para que consigas llevar a cabo las tareas del día a día sin que ello te impida centrarte en tu especialidad: analizar la visión del conjunto y trabajar en los objetivos a largo plazo.

Fuentes:

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

http://lifehacker.com/5994155/make-your-to-do-list-more-doable-with-the-1-3-5-rule

https://www.themuse.com/advice/a-better-todo-list-the-135-rule

https://blog.bufferapp.com/how-to-stop-procrastinating-by-using-the-2-minute-rule

http://www.fastcompany.com/3040420/why-our-brains-love-lists-and-how-to-make-better-ones

http://www.fastcompany.com/3021379/work-smart/the-amazing-history-of-the-to-do-list-and-how-to-make-one-that-actually-works

http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/02/five-best-to-do-list-tips/#2c17ecff51b5